Reisekostenrichtlinien

FAQ-Bereich (Häufig gestellte Fragen), der sich direkt mit den Reisekostenrichtlinien befasst. Da er ohne konkrete Firmenadresse gestaltet ist, lässt er sich universell in jedes digitale Mitarbeiterhandbuch oder Intranet einfügen.

📑 FAQ: #Reisekosten & #Abrechnung

1. Wann gilt eine Fahrt als Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie eine berufliche Tätigkeit außerhalb Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte sowie außerhalb Ihrer Wohnung ausüben. Reine Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und dem regulären Büro zählen nicht dazu.

2. Welche Transportmittel darf ich für die Anreise nutzen?

* Bahn: Standardmäßig sind Fahrten in der 2. Klasse zu buchen. Nutzen Sie nach Möglichkeit Sparpreise und buchen Sie frühzeitig.

* Flugzeug: Inlandsflüge und europäische Kurzstrecken werden in der Economy-Class gebucht. Langstreckenflüge bedürfen der vorherigen Freigabe durch die Abteilungsleitung.

* Privat-PKW: Die Nutzung des eigenen Autos ist gestattet, wenn dadurch Zeit gespart wird oder schweres Gepäck transportiert werden muss. Es gilt die gesetzliche Kilometerpauschale.

3. Wie hoch ist das Budget für Hotelübernachtungen?

Übernachtungskosten werden bis zu den intern festgelegten Höchstbeträgen pro Nacht übernommen. Die aktuellen Limits für das In- und Ausland sind in den Buchungs-Tools hinterlegt. Sollten am Zielort alle Hotels über dem Limit liegen, halten Sie bitte vor der Buchung Rücksprache mit dem Controlling.

4. Wie funktionieren die Spesen (Verpflegungsmehraufwand)?

Für die Verpflegung unterwegs erhalten Sie die gesetzlichen Pauschalen. Diese richten sich nach der Dauer Ihrer Abwesenheit:

* * Über 8 Stunden Abwesenheit: Kleiner Pauschalbetrag.

* An- und Abreisetag (bei mehrtägigen Reisen): Kleiner Pauschalbetrag.

* Volle 24 Stunden Abwesenheit: Großer Pauschalbetrag.*

⚠️ Wichtig: Wird Ihnen ein Frühstück im Hotel oder ein Mittag-/Abendessen von Kunden bezahlt, müssen die Spesenbeträge in der Abrechnung prozentual gekürzt werden.

5. Bis wann und wo muss ich meine Abrechnung einreichen?

Wo: Reichen Sie alle Belege digital über das interne HR-/Abrechnungs-Tool ein.* Frist: Die Abrechnung muss inklusive aller digitalisierten Originalbelege (PDF oder Foto) bis zum Ende des Folgemonats eingereicht werden. Später eingereichte Belege können nicht mehr berücksichtigt werden.

*Möchten Sie für die Nutzung des Privat-PKWs die exakten Cent-Beträge (z. B. 0,30 €/km) einfügen, oder sollen wir noch Regelungen zu Bewirtungskosten mit Kunden ergänzen?