WEG-VERWALTUNG | VERWALTERWECHSEL | DIGITALE VERWALTUNG
Ihre Hausverwaltung ist insolvent oder nicht mehr erreichbar? Dann muss Ihre Eigentümergemeinschaft sofort handlungsfähig bleiben.
Offene Rechnungen, Hausgeld, Rücklagen, Schäden, Verträge und Verwaltungsunterlagen dürfen nicht liegen bleiben. Dieser Beitrag zeigt, was eine WEG jetzt konkret prüfen und beschließen muss, damit die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums weiterläuft.
Nach einer im April 2026 veröffentlichten Branchenanalyse meldeten 2025 bundesweit 124 Hausverwaltungen Insolvenz an. Das entspricht gegenüber 2020 einem Anstieg um rund 60 Prozent. Zur Branchenquelle
Hausverwaltung insolvent: Ihre WEG muss jetzt drei Punkte sichern
In den ersten Tagen zählt der Überblick. Die Eigentümergemeinschaft sollte drei Bereiche parallel klären:
- Zahlungsverkehr: Welche Rechnungen sind fällig, welche Konten bestehen und welche Hausgelder sind offen?
- Unterlagen und Zugänge: Wo befinden sich Belege, Verträge, Beschlüsse, E-Mails und Zugänge zu digitalen Systemen?
- Vertretung und Beschlüsse: Wer kann die Gemeinschaft vertreten und wie werden die erforderlichen Entscheidungen wirksam gefasst?
Die Insolvenz des Verwalters beendet die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nicht. Die Gemeinschaft bleibt rechtsfähig. Fehlt ein Verwalter, vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich.
Welche Unterlagen und Vorgänge müssen sofort geprüft werden?
Erstellen Sie eine Liste aller offenen Vorgänge. Sie verhindert, dass dringende Zahlungen, Schäden oder Fristen übersehen werden.
- Kontostände, Kontoauszüge und fällige Zahlungen
- Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht
- Hausgeldrückstände, Mahnungen und offene Rechnungen
- Versicherungen, Energieverträge, Wartungen und Dienstleister
- Schäden, laufende Reparaturen, Angebote und Handwerkeraufträge
- Beschlusssammlung, Protokolle, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Zugänge zu Verwaltungssoftware, Dokumentenablagen und E-Mail-Postfächern
Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Für die Übergabe an eine neue Verwaltung oder eine beauftragte Unterstützung braucht die WEG ein vollständiges Inventar der Unterlagen, Daten und offenen Aufgaben.
Wer beruft die Eigentümerversammlung ein?
Die Eigentümer müssen die nächsten Schritte beschließen. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung einzuberufen, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer die Versammlung einberufen.
Die Tagesordnung sollte die aktuelle Situation, die Sicherung der Unterlagen, den Zahlungsverkehr, offene Schäden und Fristen sowie die künftige Verwaltungsstruktur enthalten. Bei besonderer Dringlichkeit kann von der üblichen Einberufungsfrist abgewichen werden.
Hausgeld und Rücklagen: Was jetzt geprüft werden muss
Entscheidend ist, auf wessen Namen die Konten geführt werden und welche Unterlagen zum Zahlungsverkehr vorliegen. Prüfen Sie deshalb unverzüglich Kontoinhaber, aktuelle Salden, fällige Lastschriften und offene Forderungen. Sichern Sie Kontoauszüge, Belege und die Kommunikation zur Bank.
Neue oder geänderte Bankverbindungen sollten erst nach einer eindeutigen Prüfung über bekannte und verifizierte Kommunikationswege verwendet werden. So bleibt nachvollziehbar, welche Zahlungen zur Gemeinschaft gehören und welche Verpflichtungen sofort bearbeitet werden müssen.
Neue WEG-Verwaltung bestellen oder Verwaltungsassistenz nutzen?
Über die Bestellung und Abberufung eines Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer. Für die künftige Struktur muss die Gemeinschaft klären, ob eine klassische WEG-Verwaltung, eine Selbstverwaltung mit professioneller Verwaltungsassistenz oder zunächst Hilfe bei einem einzelnen dringenden Vorgang benötigt wird.
Verwaltungsassistenz ersetzt keine erforderliche Verwalterbestellung. Sie kann jedoch vereinbarte Arbeiten unterstützen: Unterlagen strukturieren, Vorgänge erfassen, Fristen überwachen, Informationen aufbereiten und freigegebene Maßnahmen koordinieren.
Bei der Auswahl einer Verwaltung sollten Eigentümer insbesondere prüfen, wie die Unterlagen übernommen werden, wie der Übergang organisiert wird, welche Leistungen vereinbart sind und wie Zahlungen, Beschlüsse und laufende Maßnahmen digital nachvollziehbar bleiben. Eine digitale Hausverwaltung schafft dafür eine klare Dokumentation der Vorgänge und Zuständigkeiten.
WEG-Soforthilfe bei offenen Rechnungen, Unterlagen oder Fristen
Wenn Rechnungen und Mahnungen offen sind, Unterlagen fehlen oder ein zeitkritischer Vorgang geklärt werden muss, können Eigentümergemeinschaften bei IEW Immobilien WEG-Soforthilfe als Einzelleistung anfragen.
Zunächst werden Sachverhalt, Unterlagen, Fristen und Befugnisse geklärt. Danach werden die vereinbarten Schritte bearbeitet und dokumentiert. Teilen Sie für die erste Einordnung bitte Standort, Anzahl der Einheiten, bisherige Verwaltungsform und die offenen Aufgaben Ihrer Gemeinschaft mit.
Kontakt und WEG-Soforthilfe anfragen →
Häufige Fragen zur Insolvenz einer Hausverwaltung
Kann unsere WEG ohne Verwalter handeln?
Ja. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bleibt handlungsfähig. Fehlt ein Verwalter, wird sie durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten.
Wer darf bei einem akuten Schaden handeln?
Jeder Wohnungseigentümer darf die Maßnahmen treffen, die zur Abwendung eines unmittelbar drohenden Schadens am Gemeinschaftseigentum erforderlich sind.
Welche Unterlagen müssen bei einem Verwalterwechsel übergeben werden?
Wesentlich sind unter anderem Beschlusssammlung, Protokolle, Verträge, Konto- und Zahlungsunterlagen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Belege, Eigentümerdaten sowie Unterlagen zu Schäden und laufenden Maßnahmen.
Wie findet die WEG eine passende neue Verwaltung?
Die Gemeinschaft sollte zuerst ihre offenen Aufgaben, die vorhandenen Unterlagen und den tatsächlichen Verwaltungsbedarf erfassen. Auf dieser Grundlage kann sie den Leistungsumfang für eine WEG-Verwaltung, Verwaltungsassistenz oder einen einzelnen Auftrag festlegen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- Wohnungseigentumsgesetz: §§ 9a, 9b, 18, 24, 26, 26a, 27 und 28 WEG, abgerufen am 30.09.2026
- Immowelt impuls, Morning Briefing vom 24.04.2026, abgerufen am 30.09.2026
- Justizportal des Bundes und der Länder: Insolvenzbekanntmachungen, abgerufen am 30.09.2026